Op dit moment worden we omwille van het Corona-virus door de overheid aangemaand om zoveel mogelijk thuis te werken. Vandaag zijn de autostrades leeg en merken we niets van die steeds dikker aanzwellende files op onze wegen die ervoor zorgen dat werknemers meer en meer tijd nodig hebben om op hun werkplek te geraken. Thuiswerken is vandaag niet alleen voor de werknemer en de werkgever de ideale oplossing voor onze gezondheid, maar het kan ook de productiviteit verhogen.
Dit artikel werd op 20 maart 2020 geüpdatet.
Nog steeds aarzelen veel managers om het thuiswerken toe te laten. "Geef je toestemming aan die ene medewerker, dan staat morgen de volgende voor je met dezelfde vraag, toch? Mag zij/hij dan ook?"
Waar trek je dan de grens en wat mag je verwachten van de thuiswerker, en wat met de collega’s?
Tips voor meer succes
1. Zorg voor transparantie
Het operationeel maken van thuiswerken leidt in sommige bedrijven tot misverstanden. Collega’s stellen de voor de hand liggende vraag: waarom ik niet? Maar je kan voorkomen dat medewerkers dat thuiswerken een vanzelfsprekende zaak voor iedereen zullen vinden.
Duidelijkheid en transparantie zijn een eerste vereiste:
- laat weten dat thuiswerken niet voor iedereen een optie is en dat individueel de mogelijkheden correct en fair moeten worden ingeschat
- maak duidelijk onder welke omstandigheden het thuiswerken toegestaan is
- stel de criteria op waaraan een medewerker moet voldoen om voor thuiswerken in aanmerking te komen
- verduidelijk dat thuiswerken bv. max twee dagen per week toegestaan is (dit is een evident maximum in de meeste werksituaties; vaker thuiswerken brengt de cohesie van het team in gevaar)
2. Maak heldere regels voor alle medewerkers
Regelgeving rond thuiswerken is noodzakelijk, zowel voor de thuiswerker als de collega’s. De thuiswerkers moeten zich bewust zijn van de nodige gedragsregels, hoe zij zich aan- en afmelden en hoe ze hun aanwezigheid en bereikbaarheid op de thuiswerkplek kenbaar maken. Daarnaast dienen er goede instructies te zijn over de manier/frequentie van de communicatie met collega’s. Onder de medewerkers die geen voorziening inzake thuiswerk hebben maar dat wel graag zouden willen, ontstaat gemakkelijk afgunst. Wees transparant en vraag ook openheid van het team om spanningen te voorkomen. Als werkgever is het een plus om een luisterend oor te hebben. Je moet zorgen voor gelijkwaardige alternatieven voor al de mensen in je onderneming.
Praktische tip: wees duidelijk over de inrichting, de techniek en de kosten verbonden aan het thuiswerken. Wie thuis werkt, heeft de juiste IT-middelen nodig. De werkgever is hiervoor verantwoordelijk. Ga na of voldaan wordt aan de wettelijke voorzieningen. Wees transparant over hoe de doorrekening van de kosten in verband met de faciliteiten gebeurt.
3. Accepteer dat er buiten ‘normale’ arbeidstijden gewerkt wordt
Wie graag wil thuiswerken, heeft daar normaliter een geldige reden voor. Vaak heeft het met extreem lange reistijden te maken en kan het gebruikelijke kantoorregime wat tijdsindeling betreft aangehouden worden. Bij specifieke omstandigheden in de gezinssituatie is het soms nodig dat de klassieke aanwezigheid tussen 9 en 5 losgelaten wordt.
Bijvoorbeeld: jonge ouders kunnen efficiënter werken als hun kinderen slapen, zowel onder de middag als in avondlijke uren. Indien traditionele werktijden moeten aangehouden worden, kan dit contraproductief werken. Zorg ervoor dat je daar als werkgever van op de hoogte bent.
Het zou in principe zelfs mogelijk moeten zijn dat er ’s nachts gewerkt wordt. Bijvoorbeeld bij het onderhouden van contacten met opdrachtgevers, collega's en klanten die zich in andere tijdzones bevinden. Ook hier is het essentieel dat de thuiswerkers weten welke vergoeding door de werkgever hierop van toepassing is. Denk aan mogelijke avond-, nacht- en weekendtoeslagen. Het is aan te raden deze afspraken vooraf schriftelijk vast te leggen.
4. Vertrouw op de werkethiek van je medewerker
Werkgevers hebben nogal eens moeite met het gegeven dat ze hun medewerkers niet meer persoonlijk kunnen controleren. Bij hen is de conservatieve gedachte dat thuiswerkers minder productief zijn nog steeds aanwezig. Onderzoeken toonden echter vaak genoeg het tegenovergestelde aan! Progressieve werkgevers verlaten de inspanningsgerichte controlemethode (die trouwens van de leidinggevende die controleert eveneens werktijd opeist) en implementeren een aangenamere en motiverende resultaatgerichte evaluatie. Hierdoor vermijdt men pijnlijke controle of andere micro-managementmethodes - zoals het nagaan hoeveel keer en wanneer de interne database werd geraadpleegd, of hoe vaak de agenda bijgewerkt wordt.
5. Leg taken, verantwoordelijkheden en aandachtsgebieden met de thuiswerker vast
Werken zonder het directe toezicht van een leidinggevende lukt perfect als er duidelijke afspraken over het takenpakket en desbetreffende aandachtspunten gemaakt zijn.
Waar wil je de focus van je medewerker specifiek op, wat zijn de KPI's, wat moet worden afgeleverd en wanneer?
Met realistische intervallen kunnen deze met de leidinggevende besproken en de progressie (of het ontbreken daarvan) geëvalueerd worden.
Telewerken
Telewerk is niet hetzelfde als thuiswerk, maar wordt beschouwd als een vorm van thuiswerk. Bij telewerk voert de werknemer in het kader van zijn arbeidsovereenkomst het werk regelmatig uit op een andere locatie. Telewerk kan dus thuis uitgevoerd worden of op een andere locatie gekozen door de medewerker. De werknemer maakt hierbij gebruik van informatietechnologie.
Telewerk praktisch: Telewerk is geen recht maar ook geen plicht. Dit betekent dat telewerk enkel op vrijwillige basis wordt overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer. Voor iedere telewerker moet een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld en dit uiterlijk op het ogenblik waarop de werknemer start met telewerk. Dit kan als een bijlage bij de bestaande arbeidsovereenkomst.
De overeenkomst over telewerk moet minstens volgende afspraken vermelden:
- de frequentie en de dagen waarop het telewerk wordt verricht, eventueel ook de dagen of uren van aanwezigheid in de onderneming.
- de ogenblikken waarop de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen.
- de periodes waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning.
- de regels betreffende de vergoeding van de kosten.
- de voorwaarden en de regels voor de terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever.
- de plaatsen die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.
- eventueel de periode tijdens dewelke het telewerk kan worden verricht.
Op het niveau van de arbeidsvoorwaarden geniet de telewerker dezelfde rechten als vergelijkbare werknemers die op de bedrijfslocatie van de werkgever werken. Gelet op de bijzondere kenmerken van telewerk kan een specifieke collectieve of een individuele overeenkomst worden afgesloten waarin een aantal afwijkende bepalingen worden vastgelegd. De telewerker moet dezelfde arbeidsduur respecteren die voor andere medewerkers van toepassing is, maar hij heeft wel de mogelijkheid om dit zelf te organiseren.
Voor de telewerker gelden evenwel dezelfde werkbelasting en prestatienormen als voor de andere werknemers die hun werkzaamheden op de bedrijfslocatie van de werkgever uitvoeren. De werkgever moet de nodige maatregelen nemen om te voorkomen dat de telewerker geïsoleerd geraakt van de andere werknemers in het bedrijf. Hij zal de telewerker daarom toelaten regelmatig contact op te nemen met zijn collega’s en hem toegang verlenen tot informatie betreffende de onderneming.
Bron: CAO nr.85 van 9 november 2005 betreffende het telewerk