In the picture: Location scout & manager

Githa Hermans

Nadat ze haar opleiding aan de kunstacademie in Nederland had afgerond, trok de 21-jarige Githa Hermans naar Amerika voor een uitwisselingsprogramma. Per toeval kwam ze daar op een filmafdeling terecht en was meteen de toon voor haar loopbaan in de film gezet.

Githa: "Op de kunstacademie in Nederland werd veel gesproken over de Vlaamse film en zo ben ik, na mijn terugkeer uit Amerika, op Sint-Lukas in Brussel terecht gekomen Tijdens mijn bacheloropleiding heb ik verschillende kortfilms gemaakt die, onder meer, op het festivals in Gent en Oostende werden getoont. Maar toen studeerde ik af en wist ik niet goed waar te beginnen. Op school werd daar nooit echt over gesproken. Ik heb toen even in een kledingwinkel gewerkt, maar dat vond ik verschrikkelijk want dat voelde zo ver weg van mijn studie. Toen ben ik op het Ritcs-platform een oproep tegengekomen voor assistent-opnameleiding. Ik had eigenlijk vrij weinig ervaring op een professionele set, enkel tijdens een korte, vrijwillige stage bij Caviar. Zo ben ik een half jaar assistent-opnameleiding geweest voor de serie ‘Amigo’s’. Je begint dus helemaal onderaan de ladder en bent dan degene die de straten blokkeert tijdens de opnames, die de cateringtafel klaarzet en de ruimtes voor make-up en kostuum. Degene die de koffie brengt en de wc’s poetst. Maar ik vond dat zo’n verademing."

"Een filmset op school is niet te vergelijken met een professionele set. Van een locatiemanager had ik nog nooit gehoord. Na ‘Amigo’s’ kreeg ik voor een Ketnet-serie de kans om door te stromen naar locatiemanagement. Toen is voor mij het balletje aan het rollen gegaan en leerde ik Jules Logistics kennen. Dat is een verhuurbedrijf van opnameleiding-materiaal en de eigenaars Guy, Fre en Sofie die dat runnen zijn zelf ook locatiemanagers."

"Na de Ketnet-serie kon ik starten op de set van de film ‘Le passé devant nous’ van Nathalie Teirlinck in Brussel. Dat was heftig. Ik denk dat ik toen wel 20 uur per dag hebt gewerkt maar ik heb er heel veel van geleerd. Het was ook ineens in Brussel en in het Frans. Ik zei nooit nee en ging dus van het ene project naar het andere. Zeven jaar ben ik non-stop bezig geweest. Toen ik assistent was van een locatiemanager voor een serie in Brussel, ben ik begonnen met scouting. Ook voor de serie ‘Professor T’ en ‘Over Water’ deed ik location scouting en ik ontdekte dat ik dat graag deed."

Waarom hou je zoveel van je job als location scout & manager? 

Githa: "Scouting is creatiever, je moet dan meedenken met de regisseur, de art director en de DOP die al een eigen idee hebben en een moodboard. Jij gaat dan op zoek naar de locaties die zij in hun hoofd hebben. Dat ligt best wel uit mijn comfortzone want je moet constant contact leggen met mensen die je niet kent. Soms is het een kwestie van aanbellen en mensen overtuigen, terwijl ik een redelijk verlegen persoon ben. Je gaat bij wildvreemde mensen binnen in hun privéwoning, met je camera, en dat is wel spannend omdat jij het ijs moet breken. Bij bedrijven is dat anders. Vaak zoek ik wel eerst online, Google Images is daarbij een grote bron. Naar een bedrijf kan je dan eerst een mail sturen en erna pas bellen. Daar heb ik minder moeite mee."

plane
© Githa Hermans

"Ik kreeg bvb. vandaag net enkele links doorgestuurd van een art director met appartementen die hij goed vindt, dus dan ga ik vanmiddag even rondbellen om te zien of we ze eventueel als locatie kunnen gebruiken. Mensen overtuigen is wel wat moeilijker geworden vanwege COVID. Hierdoor is het werk van de locatiemanager nog een tikkeltje zwaarder geworden. Er zijn nog meer regels bijgekomen. Op logistiek vlak is het nu ook een uitdaging om de gepaste ruimtes te vinden voor make-up, kostuum of voor de lunch. Zo’n plek moet ruim genoeg zijn om 80 tot 100 man op afstand te laten eten. Het gebeurt nu dat we daar een festivaltent voor laten opzetten."

Wat is voor jou het grote verschil tussen scouting en location manager?  

Githa: "Beide lopen bij mij een beetje in elkaar over, ook al zijn het twee aparte jobs. Als location scout neem je de regisseur en zijn creatieve team mee op ‘pré-recce’. Dat zijn creatieve locatiebezoeken waarbij de regisseur, de art director en de cameraman kiezen welke locatie ze het interessantst vinden. Als locatiemanager ben je eigenlijk pas later bij het proces betrokken. Normaal gezien zijn de locaties dan al gevonden en begin je met de voorbereiding, zoals het aanvragen van vergunningen, contacten leggen, praktische afspraken maken. Tijdens de technical-recce, waar de verschillende departementen mee naar toe gaan, ben je makkelijk met een delegatie van een man of twaalf of vijftien. Dat vergt altijd wel wat organisatie en een planning. Voor ‘Beau Séjour’ verbleven we daarvoor een week in een hotel aan de kust en zijn we elke dag locaties gaan we bezoeken. Met zo'n planning ben ik toch ook minimaal een week bezig. Het is een hele puzzel die gelegd moet worden."

"Als locatiemanager krijg je dan plots veel informatie om te verwerken. Of krijg je vragen zoals: Krijgen we toestemming om een lamp op een glazen dakraam te zetten? Of: Die straat moet afgesloten worden tijdens de opname. Dat steek je dan mee in je vergunning. Ook de art director komt dan met speciale vragen, bijvoorbeeld: Mogen we deze muur schilderen? Als locatiemanager ben ik dan de tussenpersoon tussen de locatie en de filmcrew."

"Een filmcrew is eigenlijk een soort bubbel die in een eigen wereld leeft en dan ben jij als locatiemanager, samen met de productie, de enige die met de buitenwereld communiceert. De, soms bizarre, vragen zijn vaak echt niet zo evident. Ik heb wel eens gehad dat de geluidsman heel serieus vroeg om een volledige plein in Brussel af te sluiten. Dat vind ik het moeilijkste, dat vaak gedacht wordt dat het allemaal gemakkelijk gaat. Maar soms ben ik daar maanden mee bezig. In de praktijk gebeurt het ook wel vaak dat er zeer kort voor de draaidagen nog extra locaties moeten worden geregeld. De meest zotte vraag die ik al gehad heb: Jij kunt die luchthaven toch wel afsluiten gedurende drie dagen?"

Githa

Wat is het meest uitdagende aan je job?  

Githa: "Ik krijg veel energie als iets lukt. We hebben vorig jaar gefilmd op de luchthaven van Deurne in Antwerpen voor de Netflix-serie ‘Into the night’, met een Amerikaanse DOP en een Franse regisseur. Dat was gigantisch. Het ging over een kaping van een vliegtuig en moest zich zogenaamd afspelen in een Scandinavisch land waar ook sneeuw moest liggen. We hebben kunnen regelen om drie nachten te draaien wanneer de vlieghaven gesloten was. Op heel korte tijd hebben we dan sneeuw gespoten, een Boeing speciaal uit Londen laten overvliegen... Dat was wel de eerste keer dat mijn job zo groots was. Voor Vlaamse projecten werk ik vaak alleen en krijg ik niet altijd assistentie. Voor deze productie had ik gelukkig wel een assistent. Toch heeft het me wel maanden voorbereiding gekost. ‘Beau séjour’ heb ik volledig alleen gedaan. Samenwerken met een assistent hangt dus vooral van het budget af."

"Het komt er wel op neer dat het een hele zware job is. Bij ‘Beau Séjour’ heb ik op de laatste draaidag , na 110 dagen, een trein locomotief geregeld. Op het einde van de serie gebeurt er een treinongeval. Ik mocht toen in de locomotief zitten met een walkie-talkie en dat was wel een leuke afsluiter. Als zoiets dan lukt. We hebben voor de serie ook heel close samengewerkt met de marine en ik  ben bevriend geraakt met mensen die daar werken. Een marinebasis is streng beveiligd dus het was wel bijzonder dat wij daar elke dag mochten filmen. Dat vind ik het leuke aan mijn job. Je komt ineens in een nieuwe wereld terecht waar je eigenlijk niks vanaf weet. Je leert veel nieuwe mensen kennen, en je leert ook een nieuwe context kennen. Door de serie ‘Over water’ heb ik bijvoorbeeld de haven van Antwerpen leren kennen via Katoen Natie. Zij hebben me toen ontzettend geholpen. Je moet er wel tegen kunnen dat er altijd onzekerheden zijn. Soms kom je op locaties waar je je niet altijd veilig voelt. ‘s Nacht bijvoorbeeld. Dan is het fijn om er niet alleen voor te staan."

Zijn er bepaalde aspecten rond veiligheid waar jij rekening mee te houden hebt? 

Githa: "Je hebt de veiligheid van de locaties zelf. Stel dat je in een delicate villa filmt, dan moeten we voor bescherming zorgen. Vloeren die worden afgeplakt met beschermingsmateriaal, de deurposten,  de persoonlijke spullen van de mensen die er wonen en dat soort zaken. We tekenen altijd op voorhand de contracten en de plaatsbeschrijving. Mocht er schade zijn. Dat zijn zaken die wel belangrijk zijn. We zijn immers te gast op zo’n locatie, maar er komt toch een man of 30, 40 over de vloer. Dat is een heel circus. Daarom spreken we ook goed door wat we exact gaan doen met de mensen die er wonen. Wat er veranderd wordt of welke muur we gaan schilderen. De art director bezorgt meestal een document waarin precies staat wat er gaat gebeuren."

Maar het blijft wel moeilijk om echt duidelijk te maken hoe groot de impact is van een filmopname omdat mensen dat vaak onderschatten.

Githa Hermans

"De job is voor een groot stuk ook wel administratief. Denk aan de vergunningen, contracten of verzekeringen. Verder zijn je talen belangrijk omdat je in het hele land op zoek gaat naar locaties. Mijn Frans is vrij goed, maar soms heb ik wel wat hulp van een assistent nodig om vergunningen in het Frans aan te vragen. De verschillende filmcellen in steden als Brussel, Antwerpen en Gent helpen je voornamelijk bij die vergunningen, niet zozeer bij het scouten zelf. Stad Antwerpen is op dat vlak goed geregeld. Politie, stadsdiensten, de communicatie tussen de diensten loopt er heel vlot. Voor het vinden van locaties, kan je in Nederland terecht bij Creatief leegstandsbeheer. Dat wordt daar vrij goed geregeld. Creatief leegstandsbeheer staat hier in België nog in de kinderschoenen, als je dat vergelijkt maar toch krijg ik ook in Belgie geregeld pareltjes van locaties door."

"Op het vlak van veiligheid denk ik natuurlijk ook aan de veiligheid van de crew. Op de callsheet zet ik daarom aandachtspunten. Niks laten openstaan, auto’s op slot, ‘s nacht gele hesjes aandoen, dat soort dingen. We voorzien ook extra bewaking voor de vrachtwagens met materiaal en een veilige parkeerplaats tussen de draaidagen door. Op de callsheet staat verder alle logistieke informatie, adressen, een plattegrond en de locatie van de make-up en kostuum. Voor de Netflix-serie moest ik ook een risk-assessment invullen. Dan moet ik op voorhand nadenken wat de gevaren van een locatie zijn."

"Stel, je filmt in de visveiling. Die kan je niet sluiten. Er is trouwens ook geen geld om dat überhaupt te vragen. Dan moeten we ons aanpassen aan de situatie en de planning van het bedrijf.  Het is leuk om die puzzel te maken en je hebt toch ook wel wat overtuigingskracht nodig. Ik ben wel altijd zo eerlijk mogelijk en ik probeer ook duidelijk uit te leggen wat we exact komen doen. Maar het blijft wel moeilijk om echt duidelijk te maken hoe groot de impact is van een filmopname omdat mensen dat vaak onderschatten."

boot
© Toon Aerts

Waar let jij vooral op tijdens de scriptanalyse?

Githa: "Als ik de scouting doe, ga ik specifiek op zoek naar locaties die nodig zijn en probeer ik ook al verder te denken. In mijn hoofd zie ik dan al wat er allemaal moet gebeuren. Dat is misschien omdat ik ondertussen al zoveel op een set heb gestaan. Als we bijvoorbeeld in een appartement gaan filmen aan een straatkant, gaan we daar lawaai van hebben of staat er iets in het zicht dat weg moet. Zoals geparkeerde auto’s. Ik denk al na over welke straten we moeten laten afsluiten en waar onze vrachtwagens geparkeerd kunnen worden. Eigenlijk probeer ik de film alvast te visualiseren tijdens het doorlopen van een scenario. Als ik enkel als locatiemanager werk, bekijk ik de foto's of ga ik langs om afspraken te maken. Normaal gesproken verzamel je al die info tijdens de technical-recce. Mijn opleiding als regisseur helpt mij er ook bij. En ook dat ik al van kinds af aan te maken kreeg met film. Mijn vader was een cameraman dus dat speelt misschien ook mee. Dat ik snel scenario's in mijn hoofd kan afspelen en vooruit kan kijken. Ik probeer dan alles uit te sluiten, zodat niemand daar zelf nog over hoeft na te denken."

Op welke manier schaaf je je kennis bij en wat vind je hier belangrijk aan? 

Githa: "Je leert al doende, vind ik. Elk project is toch weer nieuw. Ik begin steeds van voor af aan, want je komt steeds in nieuwe werelden terecht. Als ik denk aan wat ik op school geleerd heb, dan heb ik op het vlak van location scouting of management eigenlijk weinig geleerd. Ik ben zelf ook onderaan de ladder begonnen, ik was zelf ook diegene die twaalf uur lang straten stond te blokkeren. Leuk is dat niet, maar daar starten we allemaal."

boot
© Githa Hermans

Wat wordt er soms onderschat aan je job? 

"Hoe moeilijk die job is. De stress die erbij komt kijken, de lange dagen. Het vergt wat van je lijf. Je bent de eerste op de set en de laatste die weer naar huis gaat. Ik probeer dat wel steeds beter te regelen. Toen ik net begon, kon me dat allemaal niks schelen. Ik was al blij dat ik zoveel werk had en dan ging ik door zolang het nodig was. Veel te lang, vaak. Maar het is moeilijk om de balans te vinden tussen dat volhouden en de kwaliteit van je werk bewaren. Ik ben daar een perfectionist in, dat mijn werk goed geregeld is. Nu begin ik dat wel een beetje te voelen."

Wat doe je dan voor jezelf om die balans beter te bewaken?

"Een assistent helpt al. Dat is dan iemand die wat zaken kan overnemen. Ik ben bijvoorbeeld niet altijd meer bij nachtopnames. ‘s Nacht kun je toch niks regelen of mensen bellen. Maar vroeger deed ik dat wel en werd ik dan ‘s ochtends alweer wakker gebeld door de politie omdat bepaalde wagens fout geparkeerd stonden. Dan zijn je nachten wel heel kort. Maar elke dag kunnen er onvoorziene omstandigheden gebeuren dus je moet je altijd flexibel opstellen."

Welke vaardigheden zijn belangrijk voor de job die je doet? 

"Wat belangrijk is, is enthousiasme en goed kunnen omgaan met tegenslagen. Het moet je wel liggen, steeds flexibel en positief blijven. Je moet na zestien uur op een set nog steeds vriendelijk blijven. Oplossingsgericht zijn en kunnen omgaan met stress. Dan helpt het wel als je zaken gemakkelijk kunnen relativeren. Maar durf ook voor jezelf te kiezen, je balans te bewaren en je rust in te plannen. Je moet voor jezelf een manier vinden die het houdbaar maakt. Al doende leer je ook bij over technische zaken. Zo moet je wel iets van stroom afweten, of van hoogwerkers of standspijpen. Dingen die moeilijk in een klaslokaal te leren zijn. Daarom zijn stages zo belangrijk."

gat
© Githa Hermans

Wat raad je pas afgestudeerden aan?

Githa: "Dat ze toch zeker een stage lopen als assistent-opnameleider. Iedereen wil gelijk regisseur worden, maar dat is niet realistisch. Mensen hebben soms ook talenten op andere vlakken. Misschien is iemand wel geschikt voor geluid of licht, als gripper of camera-assistent. Dat is wel fijn aan opnameleiding: als je wil kennismaken met de set, dan leer je zo alle facetten van film kennen. En als je een harde werker bent, dan word je snel opgepikt."

Tips van Githa

  • Google is your friend: de grootste zoekmachine en Google foto’s helpen je op weg.
  • Insta-accounts die ik regelmatig bekijk:  Veel design- en architectuur-accounts en van fotografen zoals Alexander Dumarey die veel leegstaande gebouwen fotografeert.

Ook interessant voor jou