Verschil tussen melding en formele klacht

Wie te maken krijgt met grensoverschrijdend gedrag, stress, conflicten of andere psychosociale risico’s op het werk, zit vaak met dezelfde vraag: moet ik dit melden, of dien ik een formele klacht in?  
Ook voor leidinggevenden en werkgevers is het verschil niet altijd duidelijk. Met dit artikel brengen we helderheid met respect voor discretie, vertrouwelijkheid en beroepsgeheim, zoals vastgelegd in de wetgeving rond vertrouwenspersonen.

Waarom is dit onderscheid belangrijk?

Een melding en een formele klacht hebben een ander doel, een ander verloop en andere gevolgen. 
Het juiste kanaal kiezen:

• verlaagt drempels om hulp te zoeken
• voorkomt escalatie
• zorgt ervoor dat situaties correct en wettelijk worden aangepakt

Dit geldt zowel voor elk individu in de sector: werknemers, freelancers, tijdelijke krachten,...  als voor management en leidinggevenden.

Wat is een melding?

Een melding is een eerste, laagdrempelige stap. Je deelt een situatie die voor jou niet oké aanvoelt met een vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten, zonder dat je meteen een formele procedure hoeft op te starten.

Kenmerken van een melding

• Informeel: de essentie ligt in het zoeken naar een onderlinge oplossing; 
  er wordt geen formeel dossier geopend
• Verkennend: je onderzoekt samen wat er aan de hand is en welke opties er zijn
• Vrijblijvend: je behoudt de controle over de volgende stappen
• Discreet: informatie wordt niet gedeeld zonder jouw toestemming

Een melding kan gaan over stress, werkdruk, conflicten, grensoverschrijdend gedrag of twijfel over wat je meemaakt(e).

Wat gebeurt er na een melding?

De vertrouwenspersoon kan:

• luisteren en helpen ordenen wat er speelt
• uitleg geven over je rechten en mogelijkheden
• advies geven of ondersteunen in verzoening
• samen bekijken of én welke verdere stappen nodig zijn

Soms volstaat dit om de situatie te verbeteren. 
Soms groeit een melding later uit tot een formele klacht — weet dat altijd jouw keuze is.

Wat is een formele klacht?

Een formele klacht (in de wet: verzoek tot formele psychosociale interventie) is een officiële stap waarbij de werkgever gevraagd wordt om maatregelen te nemen.

Kenmerken van een formele klacht

• Formeel en schriftelijk: er wordt een dossier geopend dwz de melder heeft de goedkeuring gegeven dat de vertrouwenspersoon het informele verzoek mag overdragen aan de preventieadviseur psychosociale aspecten
• Procedureel vastgelegd: met duidelijke termijnen en stappen
• Onderzoekend: de situatie wordt grondig en onpartijdig bekeken
• Beschermend: de melder geniet wettelijke bescherming tegen nadelige maatregelen

Een formele klacht is aangewezen wanneer de situatie ernstig is en eerdere informele stappen geen oplossing brachten, of wanneer feiten zoals geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag worden gemeld.

Wat gebeurt er bij een formele klacht?

• De preventieadviseur psychosociale aspecten onderzoekt de situatie
• Betrokken partijen kunnen gehoord worden
• De werkgever ontvangt een advies met voorstellen voor maatregelen
• De werkgever beslist en voert maatregelen uit

Discretie en beroepsgeheim: wat betekent dat concreet?

Zowel de vertrouwenspersoon als de preventieadviseur psychosociale aspecten zijn gebonden aan beroepsgeheim.

Dat betekent:

• informatie wordt niet gedeeld zonder jouw toestemming
• gesprekken gebeuren in vertrouwen
• gegevens worden zo veel mogelijk anoniem verwerkt
• alleen strikt noodzakelijke info wordt gedeeld in een formele procedure

Voor management en leidinggevenden is dit essentieel: je mag geen druk uitoefenen om informatie te verkrijgen en je respecteert de vertrouwelijkheid van het proces.

Wat betekent dit voor leidinggevenden en werkgevers?

Als leidinggevende of werkgever heb je een actieve rol in welzijn; je hebt geen actieve rol in het sturen van de inhoud van een melding of klacht.

Goede praktijken

• Neem signalen ernstig, ook als ze informeel zijn
• Verwijs door naar de vertrouwenspersoon
• Respecteer discretie en procedures
• Focus op preventie en structurele oplossingen, niet op schuld

Een helder onderscheid tussen melding en klacht draagt bij aan een veilige en professionele werkomgeving.

Wanneer twijfel je best niet?

Twijfel je of iets ‘erg genoeg’ is? 
Dan is een melding altijd een goede eerste stap. Je hoeft niet te wachten tot een situatie escaleert.