Dans la foulée de la pandémie Covid-19, de nombreux employeurs ont mis le plus grand nombre possible de travailleurs en télétravail. Travailler à domicile implique des frais pour les employés qui travaillent chez eux.
A partir du 1er mars 2021, les règles en matière d'indemnité de bureau forfaitaire et d'autres indemnités pour l'utilisation de son propre matériel en cas de télétravail changent !
Le montant actuel est toujours de 129,48 EUR mais passera à 144,31 EUR pour les mois d'avril, mai et juin 2021. Cette indemnité elle n’est pas soumise aux cotisations de sécurité sociale et est exonérée d’impôts. Les changements sont repris dans une circulaire (voir plus bas). La circulaire est applicable rétroactivement au 1.1.2021.
Nouveau : En plus de l'indemnité forfaitaire, les employeurs peuvent indemniser leurs employés pour l'utilisation de leur propre matériel de bureau et/ou de leur propre connexion internet. Attention, si l'employeur met déjà à disposition du matériel de bureau, et octroie déjà un avantage pour le matériel du travailleur, aucune indemnité supplémentaire n'est due. Les frais forfaitaires peuvent par exemple concerner une connexion internet privée, une imprimante ou du mobilier de bureau (chaise, table,..). Exemples : utilisation du PC privé 20 EUR par mois, abonnement internet privé 20 EUR par mois, imprimante personnelle 5 EUR par mois.
Les principales règles de l’indemnisation forfaitaire sont les suivantes :
- Le travail à domicile doit concerner du travail à domicile régulier et structurel (c'est-à-dire l'équivalent d'1 journée de travail par semaine)
- Le montant de 129,48 EUR par mois est un montant maximal, toutefois augmenté pour avril, mai et juin 2021 portant le montant à 144,31 EUR
- L’indemnité couvre les frais de bureau au domicile du travailleur
- En cas de prestations à temps partiel, pas de prorata à calculer, le montant est le même
- Les mêmes règles sont applicables pour toutes les fonctions exercées
- Pas de cumul possible avec d’autres indemnités couvrant les mêmes frais
- Pour que l’indemnité soit considérée comme un montant non imposable de frais propres à l’employeur, celui-ci doit en principe apporter la double preuve que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et a effectivement servi à compenser ces frais
- L’employeur peut fixer ces indemnités forfaitairement, sans perdre la nature des frais réels. Il devra déterminer le montant en se conformant à des normes strictes et vérifiables
- Les frais concernent l’aménagement et l’utilisation d’un bureau, de matériel d’impression et informatique, de fournitures de bureau, de services d’utilité publique tels que l’eau, l’électricité et le chauffage, l’entretien, l’assurance, le précompte immobilier, etc.
L’employeur (frais propres) et le travailleur (frais professionnels) doivent également tenir compte des modalités suivantes pour bénéficier de l’exonération.
- Les travailleurs qui appliquent des frais professionnels réels pour leur déclaration d’impôt des personnes physiques (IPP) doivent déduire cette indemnité de travail à domicile forfaitaire de leurs frais réels. La partie des frais se rapportant au travail à domicile ne peuvent pas être inclus dans ces frais réels.
- L’employeur doit tenir à jour une liste des travailleurs qui bénéficient de l’indemnité de travail à domicile forfaitaire par exercice d’imposition et des fiches individuelles doivent être établies.
- Sur la fiche 281.10, à côté de la rubrique b) de la case 26, la mention ”OUI - normes strictes” doit être indiquée.
- En cas de fractionnement de salaire, l’employeur doit réduire les indemnités qu’il octroie en remboursement des frais propres de l’employeur aux travailleurs concernés proportionnellement à l’activité exercée en Belgique.
- L’indemnité de travail à domicile forfaitaire peut être octroyée pendant les vacances, mais doit être réduite proportionnellement.
Plus d'infos
Circulaire 2021/C/20 relative aux dépenses propres à l’employeur pour le télétravail.