« Qu’est-ce que je peux introduire comme frais dans un contrat ? » C’est l’une des questions les plus fréquentes que nous recevons chez Amplo. Faisons la lumière sur un sujet complexe, avec l’appui des juristes KPM et les réponses éclairées d’Eva, du service juridique Amplo.
Introduire des frais: quelles sont les règles ?
La réponse est simple : vous ne pouvez introduire que les choses auxquelles vous avez réellement droit ou les frais que vous avez réellement engagés. Et dans ces frais, nous faisons une distinction entre les frais forfaitaires et les frais professionnels.
Frais forfaitaires: attention à leur justification !
Concernant le traitement des frais forfaitaires, Amplo suit les règles des commissions paritaires compétentes et s’appuie sur la liste des frais forfaitaires acceptés par les autorités publiques.
Vous connaissez sans doute les indemnités pour les déplacements domicile-lieu de travail ou les déplacements professionnels à vélo ou en voiture. Mais saviez-vous qu’il existe aussi des indemnités fixes pour les frais professionnels des télétravailleurs, par exemple ?
Ces frais forfaitaires sont toutefois soumis à des règles. Vous devez pouvoir prouver que l’indemnité de frais forfaitaires concernée est légitime pour votre situation spécifique. Pour les frais de transport, vous devez par exemple démontrer que vous avez effectivement parcouru un certain trajet.
IMPORTANT ! Si la loi ne vous reconnaît pas le droit à certains frais forfaitaires que vous avez introduits comme tels, alors les autorités fiscales peuvent requalifier ces frais en tant que salaire et ce, même de façon rétroactive ! Ainsi, même si vous ne recevez pas d'amende, une telle requalification peut représenter un multiple du frais introduit à l'origine.
Comment introduire des frais professionnels ?
Les freelances nous demandent régulièrement que l'utilisation de leur propre matériel soit comprise dans les frais. Nous avons posé la question à Eva Meyer, experte juridique chez Amplo :
« Cette question se pose très souvent. Pour certains de nos concurrents, introduire en tant que frais des montants importants pour l’utilisation de son propre matériel ne pose aucun problème. C’est monnaie courante, cela se fait quasiment chaque semaine. Voilà pourquoi nos freelances nous demandent souvent pourquoi Amplo ne le fait pas.
Pour commencer, il est vrai qu’un travailleur peut introduire des frais professionnels, cet ‘avantage’ n’est pas réservé aux indépendants. En tant que freelance, vous pouvez introduire votre caméra, votre batterie, votre ordinateur portable... À condition de respecter certaines règles !
Première possibilité : vous pouvez introduire l’utilisation de votre propre matériel comme frais professionnel déductible dans votre déclaration fiscale et, dans ce cas, vous n’optez pas pour le forfait.
Seconde possibilité : ces frais sont introduits via vos contrats Amplo. Dans ce cas, vous ne pouvez PAS introduire n’importe quel montant comme frais mais uniquement la valeur de l’amortissement du matériel en question par rapport au pourcentage de son utilisation professionnelle. »
Introduire des frais professionnels : un exemple
Eva : « Imaginons : vous effectuez un achat de € 50.000, que vous utilisez pour des raisons professionnelles à 80 % et qui sera amorti en 10 ans. Alors, 80 % de ce montant sera réparti sur tous les jours ouvrables potentiels au cours de ces 10 ans. Pour ces € 50.000 , vous pouvez donc introduire environ € 18 par jour ouvrable comme frais, basé sur le calcul 0,8 x 50.000 / (10x220).
Notre façon de faire n’est pas toujours ce que les gens souhaitent entendre. Mais si vous confiez la gestion de vos contrats à Amplo, c’est justement pour vous aider réellement dans ce genre de situation, pas pour aggraver un cas ou enfreindre la loi. »
Frais mal introduits ? Gare aux risques...
Eva: « Chez Amplo, nous souhaitons soulager et accompagner les freelances. Car sachez que les risques sont réels.
Vous interprétez les règles fiscales à votre avantage ? Attention au retour de manivelle !
Si vous introduisez des montants plus élevés que la réalité pour l'utilisation de votre propre matériel ou que vous facturez à votre client un supplément pour l'utilisation de votre matériel, vous encourez deux risques principaux.
Premièrement: La valeur ajoutée que vous créez (c'est-à-dire le montant qui s'ajoute à la valeur amortissable réelle) peut être qualifiée de location. Et selon l’administration de la TVA, la location des bien est une activité assujettie à la TVA. Cela signifie que vous devez être inscrit comme indépendant pour ce qui concerne la location de votre matériel.
Deuxièmement, une indemnité de frais trop élevée peut être considérée comme évasion fiscale, avec des corrections rétroactives et amendes allant jusqu’à un multiple du montant original.
Des tas d’exemples pratiques et de précédents juridiques confirment ces risques et donc l’importance d’introduire correctement des frais.
Et au moment des audits concernant les ‘frais propres à l'employeur’, sachez que vous serez toujours lésé si vous avez interprété les règles de façon trop large. Comme je le disais plus haut, Amplo a pour but de vous aider réellement, voilà pourquoi nous ne vous conseillerons jamais de courir ce risque.
Ceci étant dit, il reste que chaque situation est différente et seul un conseil personnalisé de votre consultant Amplo vous dira ce qui est légalement possible avec vos frais. »