Hoe maak ik zelf een actieplan in 3 eenvoudige stappen?

Sinds de nieuwe wetgeving rond psychosociale risico’s van kracht is, zijn bedrijven niet alleen verplicht om een risicoanalyse te maken. Op basis van de resultaten moet ook actie worden ondernomen.

Zo’n Actieplan PSR’s (psychosociale risico’s) houdt rekening met bedrijfsspecifieke kenmerken en speelt in op de verschillende prioriteiten die uit eerdere analyse zijn gebleken. Verder is het Actieplan PSR’s onderdeel van het globaal preventieplan en bestrijkt het de verschillende niveaus binnen een bedrijf: dat van de organisatie, het team en het individu.

Bij het opmaken van het plan worden best alle actoren betrokken waaronder de directie, HR, de preventieadviseur, het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW), ondernemingsraad (OR), geneesheer, werknemersvertegenwoordiging en medewerkers. In het geval van een kmo is er natuurlijk geen sprake van een CPBW of een ondernemingsraad en ook beschikken kmo’s doorgaans niet over vakbondsafvaardiging. In plaats daarvan kan een kmo een vertrouwenspersoon aanwijzen en wordt het preventiebeleid liefst uitgestippeld door de bedrijfsleider, een personeelsafgevaardigde en de arbeidsgeneesheer of (externe) preventieadviseur.

 

Stap 1 - Actieplan opstellen

Voor je aan het daadwerkelijk plan begint, richt je eerst een werkgroep op die het Actieplan mee kan uitzetten en, in latere fase, evalueren en bijsturen. Nadat de prioriteiten en de doelstellingen zijn bepaald, maak je eerst een inventaris van mogelijke oplossingen voordat je maatregelen vastlegt.

Het uiteindelijke plan bestaat uit verschillende kolommen:

  • Vastgesteld probleem
  • Doelstelling
  • Actie
  • Verantwoordelijke / taakverdeling
  • Verplichtingen
  • Middelen: organisatorisch, financieel, materiaal
  • Timing (deadline)

Download hier een template voor een Actieplan PSR’s 


Het is de bedoeling acties zo concreet mogelijk op papier te zetten en er een verantwoordelijke en timing aan te verbinden om ervoor te zorgen dat er zeker iets van in huis komt. Bespreek het plan met het CPBW en vraag advies van de OR.


Stap 2 - Actieplan uitvoeren
Communicatie is de eerste belangrijke stap van preventie. Breng medewerkers dus op de hoogte van de geplande acties en de doelstellingen. Op die manier voelt iedereen zich betrokken en is de kans groter dat acties ook resultaat kennen.
Hou je aan de deadlines en spreek verantwoordelijken hierop aan. Pas acties aan indien nodig en volg op welke impact uiteenlopende acties kennen. Anticipeer ook wanneer nieuwe PSR’s zich openbaren.


Stap 3 - Actieplan evalueren
Wat zijn de resultaten?
Wat werkte wel?
Wat werkte er niet?
Analyseer en evalueer het Actieplan aan de hand van de opvolgingsindicatoren en stel daarna nieuwe doelstellingen vast. Stuur dan je Actieplan bij en bepaal nieuwe acties (of herhaal acties die goed hebben gewerkt). Evaluatie gebeurt door de werkgroep en wordt vervolgens besproken met CPBW en OR. Daarna worden medewerkers opnieuw op de hoogte gesteld.


Wat zijn nu mogelijke acties? - Enkele voorbeelden
Het is niet altijd even makkelijk om concrete acties aan bepaalde doelstellingen te verbinden. Daarom enkele voorbeelden uit de praktijk.

Voorbeeld 1
Vastgesteld probleem: Hoog werktempo
Doelstelling: Veerkracht medewerkers vergroten
Actie(s): Informeren/opleiden medewerkers over stress en burn-out, time management, ...

Voorbeeld 2
Vastgesteld probleem: Hoog werktempo
Doelstelling: Werkdruk naar beneden brengen
Actie(s): Planningen herbekijken en bijsturen, opleiding ‘Werkbaar plannen’ voor leidinggevenden

Voorbeeld 3
Vastgesteld probleem: Gebrekkig organisatie
Doelstelling: Betere resultaten door betere organisatie
Actie(s): Re-organisatie (evaluatie en aanpassen organisatiestructuur)

Voorbeeld 4
Vastgesteld probleem: Magere vaardigheidsbenutting
Doelstelling: Gebruik maken van de talenten van medewerkers
Actie(s): Talentmanagement, gesprekken met medewerkers

Voorbeeld 5
Vastgesteld probleem: Weinig loopbaanmogelijkheden
Doelstelling: Vergroten mogelijkheden
Actie(s): Loopbaanbegeleiding, jobcrafting, ...

Voorbeeld 6
Vastgesteld probleem: Rolconflicten
Doelstelling: Rolconflicten verminderen
Actie(s): Duidelijke taakomschrijvingen, teambuilding, opleiden leidinggevenden (delegeren, het voeren van gesprekken, communicatie, …)

Voorbeeld 7
Vastgesteld probleem: Gebrek aan autonomie
Doelstelling: Autonomie medewerkers verhogen
Actie(s): Duidelijke taak- en functieomschrijvingen, opleiden leidinggevenden (delegeren, coachend leidinggeven, motiverend leidinggeven, …), gesprekken met medewerkers

Voorbeeld 8
Vastgesteld probleem: Gebrek aan inspraak
Doelstelling: Inspraak medewerkers verhogen
Actie(s): Gesprekken met medewerkers (wederzijdse feedback), opleiden medewerkers/leidinggevenden rond assertiviteit en conflicthantering, ...