De virtuele manager

Zelfs als je job het toelaat, wil dat nog niet meteen zeggen dat je als medewerker geschikt bent voor Het Nieuwe Werken (HNW) waarbij je bijvoorbeeld thuis werkt. Ook voor leidinggevenden kan het een behoorlijke aanpassing zijn wanneer ze ineens op afstand dienen te managen.

Het waren in de eerste plaats ICT bedrijven die HNW hebben omarmd. Het zijn dan ook technologische ontwikkelingen die mogelijk maken dat je online bestanden kan delen, een video conference kunt organiseren en online kunt netwerken. Flexibiliteit betekent verder ook: de vrijheid om je eigen tijd in te delen. Bovendien blijkt uit onderzoek dat mensen die regelmatig van thuis uit werken, productiever zijn, minder last hebben van stress en minder vaak ziek zijn. Bijkomend besparen organisaties in overheadkosten omdat ze minder kantoorruimte nodig hebben. Als leidinggevende zit er dus niet veel anders op dan zorgen dat je het virtueel managen van mensen onder de knie krijgt.

5 dingen die een virtuele manager zou moeten doen

Volgens studies krijgt 80 procent van alle leidinggevenden te maken met verspreide teams waarvan medewerkers zich thuis, op uiteenlopende locaties of zelfs in andere landen bevinden. Hoewel virtueel management behoorlijk complex kan zijn, moeten haast alle leidinggevenden er dus op één of andere manier mee omgaan.

57 procent van de leidinggevenden geeft aan dat vertrouwen de grootste uitdaging vormt in geval van virtueel management, gevolgd door communicatie, projectmanagement en eensgezindheid. Over het algemeen word ook gezegd dat het vooral tijdrovend is om een team aan te sturen zonder dat dat team zich binnen handbereik bevindt. Bij momenten is virtueel management zelfs een eenzame bezigheid met enkel het gezelschap van conference calls en een lading e-mails. En dat terwijl leidinggeven normaal gesproken gekenmerkt wordt door persoonlijk contact en kameraadschappelijkheid.

Desalniettemin evolueren veel organisaties steeds meer naar virtuele structuren en ziet het er naar uit dat leidinggeven uiteindelijk altijd voor een stuk virtueel zal zijn. Na een decennium is inmiddels geweten wat werkt en wat niet en blijken bijgevolg de grootste uitdagingen communicatie en vertrouwen te zijn.

Een paar strategieën die zullen helpen om je virtuele team zo goed mogelijk te laten renderen:

  • Gebruik face-to-face meetings strategisch

Van tijd tot tijd heeft ieder virtueel team nood aan bijeenkomsten in levende lijve om persoonlijke contacten te verdiepen dus plan deze meetings wijselijk en lang genoeg van tevoren. Dit geldt eveneens voor één-op-één gesprekken. Medewerkers zullen bepaalde zaken die ze willen bespreken opsparen wanneer ze weten dat er een onderhoud gepland staat.

  • Plan informele momenten

Research aan het MIT’s Human Dynamics Lab toonde aan dat informele momenten de belangrijkste factor vormen voor het succes van een team. Zelfs de babbels aan de koffiemachine maken ons productiever in plaats van minder productief. In het geval van virtuele teams betekent dit dat ook aan de telefoon tijd gemaakt moet worden voor informele connecties. Bespaar dus nu op een beetje efficiëntie om er later een hoop voor terug te krijgen.

  • Vermenselijk de communicatie

Wanneer iemand zich daadwerkelijk voor je neus bevindt, verandert ons niveau van betrokkenheid en gedrag. Ook bij virtueel contact geldt deze regel. Zorg dus dat je gezicht en stem te zien en te horen zijn wanneer mogelijk. Een foto in je chatbox of tijdens een virtuele meeting doen al wonderen. Verder ontwikkelen virtuele relaties zich het beste wanneer ze één-op-één zijn. Zorg dus dat je team bestaat uit meerdere duo’s of kleinere groepjes die samen moeten werken.

  • Schud de kaarten

De beste teams zijn divers van samenstelling met uiteenlopende talenten. Nieuwe en ervaren werkkrachten, complementaire competenties of mensen die de organisatiestructuur goed kennen en daardoor veel problemen kunnen oplossen.

  • Mix taakduidelijkheid met voldoende autonomie

Virtuele teams hebben meer taakduidelijkheid nodig. Maar wat het werk zelf betreft, is één van de voordelen van virtueel werken dat je zelf bepaalt hoe je tot een goed resultaat komt. Wees dus duidelijk over je verwachtingen, deadlines, aanpak en je beschikbaarheid. Maak daarna dat je weg bent.

Bronnen: standaard.be / forbes.com (Kristi Hedges)


                                                      


Met de steun van de Vlaamse Overheid & ESF